При пет входа таблицата в Excel още работи. При двадесет не. Проблемът не е в таксите, а в това, че всеки вход има свой ритъм: падежи, събрания, ремонти, мандати, нерешени сигнали. Нужен ви е един поглед върху всички сгради и правила, които не зависят от паметта ви.
Един поглед върху всички сгради
Всяка седмица отговаряйте на четири въпроса за всеки вход:
- Каква е събираемостта този месец и кои имоти имат три или повече неплатени месеца?
- Колко сигнала са отворени и кой е най-старият?
- Има ли наближаващ срок: събрание, изтичащ мандат, преглед на асансьора, застраховка?
- Колко има във Фонда за ремонт спрямо плана?
Един формат за всички
Еднакъв месечен отчет, еднаква покана, еднакъв протокол. Законът изисква едни и същи неща за всяка сграда (чл. 13, 16 и 23 от ЗУЕС), а стандартът намалява грешките и времето за обучение на нов колега.
Календар на сроковете
- Мандат на управителя до две години и договор до две години. Нов избор до три месеца преди края на договора (чл. 19, ал. 9).
- Общо събрание поне веднъж годишно (чл. 12).
- Протокол в 7 дни след всяко събрание (чл. 16, ал. 6).
- Удостоверение от регистъра на МРРБ и годишно подновяване на застраховката (чл. 47в).
- Технически прегледи на асансьорите.
Сигналите
При двадесет входа обажданията стават десетки на ден. Един канал за сигнали, със статус, видим за живущите, намалява повторните обаждания наполовина. Подробно в статията за сигналите.
Екипът
Разпределете входовете между хората от екипа и дайте на техниците достъп само до сигналите, не до финансите. Кога да наемете счетоводител, юрист или диспечер, обясняваме в от един човек към екип.
Как го прави Dom
Таблото на управителя в Dom показва всички сгради заедно: събираемост, дълг, наличност в касите и отворени сигнали. Месечните такси могат да се начисляват автоматично за избраните сгради на определен ден. Членовете на екипа получават разпределени входове, техниците виждат само сигналите, а Dom напомня за изтичащото удостоверение и застраховката. Вижте Dom за домоуправители.
