Въпросът „къде отидоха парите“ рядко идва от реална липса. Идва, когато никой не може да покаже на един лист колко е влязло, колко е излязло и колко има. Добрата отчетност пази не само съседите, а и домоуправителя: при спор той показва документ, а не обещание.
Какво сте длъжни да пазите
Чл. 23, ал. 1, т. 3 от ЗУЕС изброява документите: протоколите от събранията в оригинал, книгата за приходите и разходите с месечните отчети и финансовите документи, книгата за кореспонденция, техническия паспорт, ревизионните книги на асансьорите. Отделно водите книгата на етажната собственост. Вижте какво съдържа тя.
Седемте най-чести грешки
- Една каса за всичко. Фондът за ремонт трябва да е в отделна сметка (чл. 50, ал. 3), а разходите за поддръжка да се отчитат отделно.
- Пари в брой без разписка. Всяко плащане в брой трябва да има разписка с номер, дата, имот, сума и подпис.
- Разход без документ. „Платих на майстора“ не е отчет. Фактура, касова бележка или поне подписана разписка от изпълнителя.
- Разход от фонда без решение. Освен при неотложен ремонт, всеки разход от Фонда за ремонт иска решение на общото събрание (чл. 50, ал. 5).
- Липсващ месечен отчет. Той е задължителен от края на 2023 г. (чл. 23, ал. 1, т. 3а). Образецът е на страницата на МРРБ.
- Неясни начални салда. Ако поемате касата, запишете в протокол точната наличност и дълговете към деня.
- Личната сметка на управителя. Пари на етажната собственост по лична сметка смесват двата бюджета и са най-лесното обвинение.
Месечният отчет на една страница
- Наличност в началото на месеца, по каси.
- Приходи: такси, вноски за фонда, други, по канал (банка, брой).
- Разходи по пера, с номер на документа.
- Наличност в края на месеца, по каси.
- Общ процент на събираемост, без имена на длъжници. Вижте защо.
Проверката
Контрольорът или контролният съвет проверява касата поне веднъж годишно и докладва на общото събрание. Ако няма контрольор, общото събрание определя кой да провери (чл. 24, ал. 5). Посрещнете проверката добре: тя е най-доброто доказателство, че всичко е наред. Как собствениците четат годишния отчет, вижте в седемте въпроса.
Как го прави Dom
Dom е направен точно за това: две каси, плащания с автоматично разпознаване на банковите преводи, разписки за плащане в брой, разходи по фондове с прикачена фактура и решение на общото събрание за разходите от ФРО. Месечният отчет се генерира сам, а поправка на плащане или разход става със сторно и причина, без да се трие историята. Вижте Dom за домоуправители.
